Reuniones Productivas.

Todos sabemos que las juntas son costosas. El tiempo es oro, y reunir a los colaboradores en una habitación sale caro desde cualquier punto de vista. Y el costo de interrumpir el flujo de trabajo es todavía peor, especialmente para un negocio que se encuentra en etapa de crecimiento. Quizá tú seas especialmente productivo durante las primeras horas de la mañana, desde el momento en que empiezas a trabajar. O tal vez requieras unos minutos para calentar motores antes de estar listo para arrancar la jornada.

Pero cuando comienza una reunión, nuestras preferencias y diferencias se hacen a un lado. También nos despoja del principio esencial del proceso creativo: la autonomía. Pero nunca tendrás la opción de prescindir de una junta de trabajo. Al final de cuentas, los beneficios de reunirse compensan de alguna manera los costos. Lo que sí puedes (y debes) hacer es llevarlo a cabo de manera más inteligente.

Si quieres ser más productivo y aprovechar al máximo el tiempo invertido al reunirte con tu equipo, toma en cuenta estas recomendaciones.

Cuidado con las “reuniones informativas”. Si sales de una junta sin haber definido acciones, entonces deberías cuestionar el valor de ésta (especialmente si es recurrente). Por lo tanto, la solución es dejar un mensaje en el buzón de voz o enviar un correo electrónico a las personas involucradas, en lugar de reunirlas y hacerlas perder el tiempo para sólo darles una circular informativa.

Evita las reuniones de los lunes. Convocar gente sin razón sólo porque es el primer día laboral no tiene sentido, sobre todo, cuando lo que se intenta es aligerar la abultada bandeja de entrada después del fin semana. Estas juntas “automáticas” terminan siendo “reuniones informativas”.

Finaliza con un recuento de las acciones anotadas. Al final de cada junta, haz una revisión de las tareas pendientes y asignaciones de cada persona. Este ejercicio toma menos de 30 segundos por integrante y casi siempre saca a la luz unas cuantas actividades que estaban faltando. También crea un sentido de responsabilidad, ya que si determinas las labores que realizarás enfrente de tus colegas (como testigos), entonces es más probable que las lleves a cabo.

Procura que algunas juntas sean “de pie”. Estas reuniones suelen ser más prácticas. Courtney Holt, ex encargado de Medios Digitales de MTV y ahora responsable de MySpace Music, hace énfasis en el valor de este formato: “trato de que todas las juntas –especialmente aquellas que se convocan a última hora– sean de pie; de manera ideal, terminan tan rápido como sea posible”. Además, la mayoría de las reuniones improvisadas que se organi-zan para ponerse al día con respecto a un proyecto o abordar un problema en particular pueden resolverse en 10 minutos o menos.

Establece el propósito desde el principio. Comienza todas las juntas con un sencillo planteamiento: “¿por qué estamos aquí y qué se espera que logremos?” Trazar el objetivo y determinar el tono de la reunión es una de las responsabilidades claves del líder.

Rescata el “tiempo de traslado”. Dejar un plazo de 10 a 15 minutos para moverse de una junta a otra puede reducir notablemente el estrés. En un artículo para Harvard Business Review, el empresario y profesor de periodismo empresarial David Silverman señala que en la escuela, cuando suena el timbre, sabemos que tenemos 15 minutos para llegar a la siguiente clase. ¿Por qué será –se pregunta– que cuando nos graduamos nos quitan la campana y la sustituyen con el irritante sonido “doinc” que indica “faltan cinco minutos para su siguiente reunión”?

Al parecer, los principios no escritos de la planificación corporativa nos han despojado del valioso tiempo de traslado que permite despejar la mente entre una actividad y otra.

Para volver a establecerlo, Silverman sugiere que cuando se programe una reunión de una hora de duración, se anote en la agenda como una de 50 minutos.

Si hay que reunirse, que sea el martes a las 3:00 pm. El blog publicitario LifeHacker dio a conocer un estudio en el cual, luego de revisar más de 100,000 respuestas, se detectó que los martes a las tres de la tarde era el momento con mayor disponibilidad para programar una junta. El hallazgo sugiere que hay ciertos horarios (y días) durante la semana que, a pesar de los variados flujos de trabajo, funcionan mejor para tu equipo. Si bien este dato no es un hecho científico, sí vale la pena tenerlo en cuenta.