Cuentas por cobrar? un dolor de cabeza...

Si tienes que luchar por cobrar, no puedes ganar. Si por el contrario, tomas las medidas necesarias para administrarlas, aplicando la debida presión en el momento adecuado, lograrás óptimos resultados.

A continuación te entregamos cuatro guías básicas que te permitirán administrar y controlar tus acreencias en forma óptima, de modo que evites perder recursos por esta vía.

Tómalo con absoluta seriedad
Si tomas la administración de tus cuentas por cobrar con la debida seriedad, tus acreedores serán serios con respecto a sus compromisos hacia ti. En esta línea de acción puedes:

1. Establecer políticas y procedimientos que te permitan tomar decisiones rápida y fácilmente.
2. Asegurarte de que tus clientes entiendan tus términos, políticas e intenciones.
3. Comprometerte a entrenarte a ti mismo y a tus funcionarios en la administración y recaudo de acreencias.
4. Entender y utilizar las herramientas y servicios a tu disposición.

Agenda de veinte días No hay nada más efectivo que un enfoque sistemático y controlado a la administración de acreencias. Obtendrás grandes resultados con un proceso denominado la "Agenda a Veinte Días", funciona así:

-Día Uno: Se realiza la venta, se entrega el producto y se genera una factura a 30 días.

-Veinte Días después: 10 días antes del vencimiento de la acreencia, debes llamar al cliente.

Es una llamada de pre-cobro que hace también las veces de una llamada de servicio. Pregunta si recibieron el pedido, si todo está a su entera satisfacción, si tienen la factura y si entienden sus términos. Si existe un problema tendrás la oportunidad de solucionarlo antes de la fecha de vencimiento y ambas partes quedarán satisfechas.

-La próxima llamada: sólo si es necesaria, debe ser programada para 10 días después del vencimiento de la factura.

Si en ese momento existe un problema es aún tiempo de solucionarlo efectivamente. Sin embargo, si el cliente está ganando tiempo y buscando trabajar con tu dinero, también podrás saberlo y actuar en consecuencia.

No descuides a tus deudores
La pérdida de control es el primer paso hacia la pérdida del negocio. Por lo tanto,  no debes descuidar a tus deudores, y pon mucha atención, que en un instante se puede perder el control de acreencias descuidadas. Así que deberás mantenerte alerta a las señales de riesgo:

- Pagos demorados o variaciones en hábitos de pago.
 - Promesas de pago incumplidas.
 - Llamadas y mensajes no devueltos.
 - Cheques posfechados o devueltos por falta de fondos.
 - Refinanciamiento o cambio de entidades bancarias.
 - Retornos de mercancía no autorizados.

Transmite tus términos con claridad
Si no indicas claramente cuáles son tus términos, no puedes asumir que tus clientes los entiendan o acepten.

No asumas que la otra persona es incumplido y mal cliente sólo porque la cuenta no fue pagada a tiempo. La verdad es que muchas disputas y situaciones de mora son generadas por malentendidos.

Recuerda también explicar tus términos y condiciones a tus propios empleados. Es un error común el asumir que tu propio personal está bien informado sobre la forma en que conduces tu negocio.