En la actualidad, conceptos como correo electrónico o documento digital están a la orden del día. Esto, gracias al enorme avance de las tecnologías informáticas e Internet, que entregan la posibilidad de optimizar y facilitar los procesos de una empresa.
Lamentablemente, aún hay muchas empresas (en especial las Pymes) que siguen estancadas en el papel, fuera del mundo digital. A muchas les ocurre porque desconocen las múltiples ventajas que esto representa, tales como, abaratamiento de costos y mejoras logísticas del negocio, además del importante beneficio para el medio ambiente por ahorrar desperdicios.
Aunque la idea de vivir sin papel es muy bonita, es complicado llevar a la práctica si antes no realizamos una minuciosa planificación, que debe incluir definición de necesidades y políticas. Te entregamos unas pistas que te ayudarán a conseguirlo:
Escáner
Uno de los elementos principales de toda oficina que quiera renunciar al papel es contar con un buen escáner. Antes de lanzarte a la compra de un modelo en particular deberás considerar la forma en la que vas a organizar los documentos "escaneados" y si el software de gestión es compatible con la máquina que habías pensado comprar.
Destructor de documentos
Una vez que hemos escaneado un documento necesitamos contar con una forma rápida y sencilla para proceder a su destrucción. Necesitarás un aparato capaz de lidiar con un buen volumen de papel a lo largo del día y que realice una destrucción segura de los documentos en cuestión.
Uno de los elementos principales de toda oficina que quiera renunciar al papel es contar con un buen escáner. Antes de lanzarte a la compra de un modelo en particular deberás considerar la forma en la que vas a organizar los documentos "escaneados" y si el software de gestión es compatible con la máquina que habías pensado comprar.
Destructor de documentos
Una vez que hemos escaneado un documento necesitamos contar con una forma rápida y sencilla para proceder a su destrucción. Necesitarás un aparato capaz de lidiar con un buen volumen de papel a lo largo del día y que realice una destrucción segura de los documentos en cuestión.
Gestión de la seguridad
Como todos los documentos e información relevante se van a encontrar en un lugar centralizado es vital que antes de comenzar a escanear documentos, definas una buena política de copias de seguridad.
Esto sirve no sólo para realizar copias periódicas de los documentos que escaneamos en una segunda localización sino para protegerlos con un buen sistema de seguridad, como puede ser la encriptación de determinados archivos o ficheros.
Sistema de gestión documental
Una de las cosas más importantes que debe tener una oficina sin papel es un buen sistema de gestión y localización de documentos digitales. Para ello, cada vez que escaneamos un documento debemos asegurarnos que existe un método previo por el cual dicho archivo puede ser fácilmente localizado.
Una de las cosas más importantes que debe tener una oficina sin papel es un buen sistema de gestión y localización de documentos digitales. Para ello, cada vez que escaneamos un documento debemos asegurarnos que existe un método previo por el cual dicho archivo puede ser fácilmente localizado.
Firma digital
Necesitaremos contar con un módulo de firma digital para emitir facturas electrónicas y firmar documentos solicitados por las distintas administraciones públicas. Para ello necesitas solicitar un certificado digital a una de las entidades emisoras y posteriormente contar con el hardware y el software adecuado.
Necesitaremos contar con un módulo de firma digital para emitir facturas electrónicas y firmar documentos solicitados por las distintas administraciones públicas. Para ello necesitas solicitar un certificado digital a una de las entidades emisoras y posteriormente contar con el hardware y el software adecuado.
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